4- Reparto amministrativo - Attività

Tipologia di attività Descrizione delle operazioni Tempo rilevato Tempo e frequenza
A- Preparazione ed invio dati all'ufficio esterno 1- Accesso alla pagina contabilità del sistema 00h 00'20'' 1 volta alla settimana
  2- Preparazione dei conti da inviare all'ufficio esterno 00h 05'00'' 1 volta alla settimana
  3- Consegna all'ufficio esterno 00h 05'00'' 1 volta alla settimana
  TOTALE A 00h 10'20''  
  4- Tempo settimanale disperso 00h 00'31'' 5.0% circa del tempo giornaliero
  TOTALE SETTIMANALE A 00h 10'51''  


B- Gestione e pagamento delle fatture 5- Ricezione della fattura Unitec dal vettore 00h 00'10'' 1 volta al giorno
  6- Accesso alla pagina del sistema per verifica dati della fattura 00h 00'20'' 1 volta al giorno
  7- Verifica dati della fattura 00h 02'00'' 1 volta al giorno
  8- Accesso alla pagina del sistema per registrazione della fattura 00h 00'20'' 1 volta al giorno
  9- Registrazione della fattura 00h 03'00'' 1 volta al giorno
  10- Consegna della fattura reparto centralino per archiviazione 00h 01'00'' 1 volta al giorno
  11- Preparazione dei documenti per il pagamento 00h 06'00'' 1 volta al giorno
  12- Invio via posta dell'ordine di pagamento 00h 01'00'' 1 volta al giorno
  13- Accesso alla pagina del sistema per registrare storno pagamento 00h 00'20'' 1 volta al giorno
  14- Registrazione e controllo in sistema dello storno 00h 03'00'' 1 volta al giorno
  TOTALE B 00h 17'10''  
  15- Tempo settimanale disperso 00h 00'51'' 5.0% circa del tempo giornaliero
  TOTALE GIORNALIERO B 00h 18'01''  
  TOTALE SETTIMANALE B 01h 30'05''  


C- Controllo situazione dei pagamenti 16- Accesso alla pagina del sistema per verifica pagamenti 00h 00'20'' al giorno
  17- Contatto telefonico con la banca per verifica pagamenti 00h 03'00'' al giorno
  18- Accesso alla pagina del sistema per aggiornare i dati 00h 00'20'' al giorno
  19- Aggiornamento dati in sistema 00h 02'20'' al giorno
  TOTALE C 00h 06'00''  
  20- Tempo settimanale disperso 00h 00'18'' 5.0% circa del tempo giornaliero
  TOTALE GIORNALIERO C 00h 06'18''  
  TOTALE SETTIMANALE C 00h 31'30''  


A- Preparazione ed invio conti all'ufficio esterno TOTALE SETTIMANALE A 00h 10'51''
B- Gestione e pagamento delle fatture TOTALE SETTIMANALE B 01h 30'05''
C- Controllo situazione dei pagamenti TOTALE SETTIMANALE C 00h 31'30''
  TOTALE ATTIVITA' SETTIMANALI 02h 12'26''




Reparto amministrativo - Interferenze

Tipologia di attività Descrizione delle operazioni Tempo rilevato Tempo e frequenza
D- Problemi di pagamento 21- Comunicazione telefonica della banca per estremi errati 00h 02'30'' 05'00'' ogni due settimane
  22- Tempo per ricerca delle informazioni in sistema 00h 00'10'' 00'20'' ogni due settimane
  23- Contatto con la banca per risoluzione del problema 00h 02'30'' 06'00'' ogni due settimane
  24- Preparazione, controllo ed invio dei documenti corretti 00h 03'00'' 06'00'' ogni due settimane
  TOTALE D 00h 08'10''  
  25- Tempo settimanale disperso 00h 00'24'' 5.0% circa del tempo giornaliero
  TOTALE SETTIMANALE D 00h 08'34''  
  TOTALE INTERFERENZE SETTIMANALI 00h 08'34''  




Reparto amministrativo - Interferenze trasversali

Tipologia di attività Descrizione delle operazioni Tempo rilevato Tempo e frequenza
E- Interferenze legate al computer 26- Problemi col sistema 00h 02'00'' Al giorno
  27- Problemi di computer 00h 01'30'' Al giorno
  TOTALE E 00h 03'30''  
  29- Tempo settimanale disperso 00h 00'10'' 5.0% circa del tempo giornaliero
  TOTALE GIORNALIERO E 00h 03'40''  
  TOTALE SETTIMANALE E 00h 18'20''  


F- Interferenze da errori di varia natura 29- Errori di scrittura in sistema e correzioni 00h 04'00'' Al giorno
  30- Errori di materiale stampato e correzioni 00h 01'40'' Al giorno
  TOTALE F 00h 05'40''  
  31- Tempo settimanale disperso 00h 00'17'' 5.0% circa del tempo giornaliero
  TOTALE GIORNALIERO F 00h 05'57''  
  TOTALE SETTIMANALE F 00h 29'45''  


G- Interferenze documenti 32- Problemi a trovare immediatamente documenti 00h 02'30'' Al giorno
  TOTALE G 00h 02'30''  
  33- Tempo settimanale disperso 00h 00'07'' 5.0% circa del tempo giornaliero
  TOTALE GIORNALIERO G 00h 02'37''  
  TOTALE SETTIMANALE G 00h 13'05''  


E- Interferenze legate al computer TOTALE SETTIMANALE E 00h 18'20''
F- Interferenze da errori di varia natura TOTALE SETTIMANALE F 00h 29'45''
G- Interferenze documenti TOTALE SETTIMANALE G 00h 13'05''
  TOTALE INTERFERENZE TRASVERSALI SETTIMANALI 01h 01'10''




Reparto amministrativo - Totale tempo settimanale

ATTIVITA' TOTALE SETTIMANALE 02h 12'26''
INTERFERENZE TOTALE SETTIMANALE 00h 08'34''
INTERFERENZE TRASVERSALI TOTALE SETTIMANALE 01h 01'10''
TEMPO TOTALE REPARTO AMMINISTRATIVO 03h 22'10''




5- Totale tempo settimale per la gestione delle forniture

REPARTO LOGISTICO TOTALE SETTIMANALE 03h 16'34''
REPARTO COMMERCIALE TOTALE SETTIMANALE 04h 06'16''
REPARTO CENTRALINO-SEGRETERIA TOTALE SETTIMANALE 01h 24'00''
REPARTO AMMINISTRATIVO TOTALE SETTIMANALE 03h 22'10''
TEMPO TOTALE GESTIONE DELLE FORNITURE 12h 09'00''



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