4 Analyse des Outsourcing der Beschaffung

4.2.2.2 Prozesskosten der ausgelagerten Beschaffung ohne Beteiligung der Einkaufsabteilung

Zuletzt werden die sonstigen Ausgaben zugerechnet:

Sonstige Ausgaben

Prozentuale Belastung

Aktivitäts-kosten

Aktivitäten

Produktionsabteilung:

155.000 €

0,57%

883,50 €

Materialbedarf überprüfen

0,46%

713,- €

Materialanforderungsscheine erstellen

0,23%

356,50 €

Materialanforderungsscheine an den Bereichsleiter schicken

0,23%

356,50 €

Unterschrift/Genehmigung des Bereichleiters

0,21%

325,50 €

Genehmigte Materialanforderungsscheine an die Einkaufsabteilung schicken

0,01%

15,50 €

Telefonische Mahnungen der Einkaufsabteilung

0,19%

294,50 €

Outsourcing-Bestellung

1,90%

2.945,- €

Summe für die Aktivität: Materialanforderung

Einkaufsabteilung:

140.000 €

0,18%

252,- €

Materialanforderungsscheine erhalten

1,38%

1.932,- €

Bestellungen bzw. Aufträge erstellen

0,57%

798,- €

Auftragsbestätigungen anfragen und erhalten

0,34%

476,- €

Bestellungskopien verteilen

0,46%

644,- €

Bestellungen ablegen

0,06%

84,- €

Mahnungen des Lieferanten

2,99%

4.186,- €

Summe für die Aktivität: Bestellung bzw. Auftrag (nur A-Teile)

Lager:

130.000 €

5,00%

6.500,- €

Wareannahmen

2,71%

3.523,- €

Warenkontrollen

0,26%

338,- €

Klärungen mit Lieferanten bzw. Anforderern

7,97%

10.361,- €

Summe für die Aktivität: Wareneingang

Buchhaltung:

55.000 €

1,55%

852,50 €

Rechnungen erhalten

0,56%

308,- €

Rechnungen genehmigen lassen

0,42%

231,- €

Klärungen über Rechnungsdiskrepanzen

2,53%

1.391,50 €

Summe für die Aktivität: Rechnungsprüfung

Verwaltung:

55.000 €

4,02%

2.211,- €

Rechnungen bezahlen

0,77%

423,50 €

Rechnungen ablegen

1,04%

572,- €

Klärungen mit der Bank

5,83%

3.206,50 €

Summe für die Aktivität: Zahlungsabwicklung

Tab. 36: Allokation der Kosten für die sonstigen Ausgaben in der ausgelagerten Beschaffung ohne Beteiligung der Einkaufsabteilung.

Nun werden anhand der Summe der verschiedenen Kostenarten die Gesamtkosten der Beschaffungsaktivitäten sowie des Beschaffungsprozesses in dieser zweiten Outsourcing-Konfiguration berechnet:

Prozesskosten

Personal

Struktur und Maschinen

Energie- und Materialverbrauch

Sonstige Ausgaben

Aktivitätskosten

Materialbedarf überprüfen

5.700,- €

7.980,- €

1.425,- €

883,50 €

15.988,50 €

Materialanforderungs-scheine erstellen

4.600,- €

6.440,- €

1.150,- €

713,- €

12.903,50 €

Materialanforderungs-scheine an den Bereichsleiter schicken

2.300,- €

3.220,- €

575,- €

356,50 €

6.451,50 €

Unterschrift/Genehmigung des Bereichleiters

2.300,- €

3.220,- €

575,- €

356,50 €

6.451,50 €

Genehmigte Materialanforderungs-scheine an die Einkaufsabteilung schicken

2.100,- €

2.940,- €

525,- €

325,50 €

5.890,50 €

Telefonische Mahnungen der Einkaufsabteilung

100,- €

140,- €

25,- €

15,50 €

280,50 €

Outsourcing-Bestellung

1.900,- €

2.660,- €

475,- €

294,50 €

5.329,50 €

Summe für die Aktivität: Materialanforderung

19.000,- €

26.600,- €

4.750,- €

2.945,- €

53.295,- €

Materialanforderungs-scheine erhalten

450,- €

45,- €

9,- €

252,- €

756,- €

Bestellungen bzw. Aufträge erstellen

3.450,- €

345,- €

69,- €

1.932,- €

5.796,- €

Auftragsbestätigungen anfragen und erhalten

1.425,- €

142,50 €

28,50 €

798,- €

2.394,- €

Bestellungskopien verteilen

850,- €

85,- €

17,- €

476,- €

1.428,- €

Bestellungen ablegen

1.150,- €

115,- €

23,- €

644,- €

1.932,- €

Mahnungen des Lieferanten

150,- €

15,- €

3,- €

84,- €

252,- €

Summe für die Aktivität: Bestellung bzw. Auftrag (nur A-Teile)

7.475,- €

747,50 €

149,50 €

4.186,- €

12.558,- €

Wareannahmen

10.000,- €

5.000,- €

750,- €

6.500,- €

22.250,- €

Warenkontrollen

5.420,- €

2.710,- €

406,50 €

3.523,- €

12.059,50 €

Klärungen mit Lieferanten bzw. Anforderern

520,- €

260,- €

39,- €

338,- €

1.157,- €

Summe für die Aktivität: Wareneingang

15.940,- €

7.970,- €

1.195,50 €

10.361,- €

35.466,50 €

Rechnungen erhalten

2.325,- €

387,50 €

387,50 €

852,50 €

3.952,50 €

Rechnungen genehmigen lassen

840,- €

140,- €

140,- €

308,- €

1.428,- €

Klärungen über Rechnungsdiskrepanzen

630,- €

105,- €

105,- €

231,- €

1.071,- €

Summe für die Aktivität: Rechnungsprüfung

3.795,- €

632,50 €

632,50 €

1.391,50 €

6.451,50 €

Rechnungen bezahlen

8.040,- €

1.005,- €

1.005,- €

2.211,- €

12.261,- €

Rechnungen ablegen

1.540,- €

192,50 €

192,50 €

423,50 €

2.348,50 €

Klärungen mit der Bank

2.080,- €

260,- €

260,- €

572,- €

3.172,- €

Summe für die Aktivität: Zahlungsabwicklung

11.660,- €

1.457,50

1.457,50 €

3.206,50 €

17.781,50 €

Gesamtsumme

57.870,- €

37.407,50 €

8.185,- €

22.090,- €

125.552,50 €

Tab. 37: Die Prozesskosten der ausgelagerten Beschaffung ohne Beteiligung der Einkaufsabteilung.
Die jährlichen Beschaffungskosten betragen jetzt 125.552,50 €. Im Folgenden werden die Prozesskosten für die Beschaffung der B- und C-Teile als Differenz zwischen den Gesamtkosten und den gleich gebliebenen Kosten für die Beschaffung der A-Teile berechnet.

Aktivitäten

Gesamtkosten

Kosten für die Beschaffung von A-Teilen

Kosten für di Beschaffung von B- und C-Teilen

Materialbedarf überprüfen

15.988,50 €

3.197,70 €

12.790,80 €

Materialanforderungs-scheine erstellen

12.903,50 €

2.580,60 €

10.322,40 €

Materialanforderungs-scheine an den Bereichsleiter schicken

6.451,50 €

1.290,30 €

5.161,20 €

Unterschrift/ Genehmigung des Bereichleiters

6.451,50 €

1.290,30 €

5.161,20 €

Genehmigte Materialanforderungs-scheine an die Einkaufsabteilung schicken

5.890,50 €

5.778,30 €

112,20 €

Telefonische Mahnungen der Einkaufsabteilung

280,50 €

168,30 €

112,20 €

Outsourcing-Bestellung

5.329,50 €

-

5.329,50

Summe für die Aktivität: Materialanforderung

53.295,- €

14.305,50 €

38.989,50 €

Materialanforderungs-scheine erhalten

756,- €

764,40 €

-8,40 €

Bestellungen bzw. Aufträge erstellen

5.796,- €

5.779,20 €

16,80 €

Auftragsbestätigungen anfragen und erhalten

2.394,- €

2.402,40 €

-8,40 €

Bestellungskopien verteilen

1.428,- €

1.444,80 €

-16,80 €

Bestellungen ablegen

1.932,- €

1.923,60 €

8,40 €

Mahnungen des Lieferanten

252,- €

243,60 €

8,40 €

Summe für die Aktivität: Bestellung bzw. Auftrag (nur A-Teile)

12.558,- €

12.558,- €

-

Wareannahmen

22.250,- €

6.354,60 €

15.895,40 €

Warenkontrollen

12.059,50 €

3.497,70 €

8.561,80 €

Klärungen mit Lieferanten bzw. Anforderern

1.157,- €

453,90 €

703,10 €

Summe für die Aktivität: Wareneingang

35.466,50 €

10.306,20 €

25.160,30 €

Rechnungen erhalten

3.952,50 €

2.764,20 €

1.188,30 €

Rechnungen genehmigen lassen

1.428,- €

1.402,50 €

25,50 €

Klärungen über Rechnungsdiskrepanzen

1.071,- €

510,- €

561,- €

Summe für die Aktivität: Rechnungsprüfung

6.451,50 €

4.676,70 €

1.774,80 €

Rechnungen bezahlen

12.261,- €

12.114,60 €

146,40 €

Rechnungen ablegen

2.348,50 €

2.330,20 €

18,30 €

Klärungen mit der Bank

3.172,- €

634,40 €

2.537,60 €

Summe für die Aktivität: Zahlungsabwicklung

17.781,50 €

15.079,20

2.702,30 €

Gesamtsumme

125.552,50 €

56.925,60 €

68.626,90

Tab. 38: Die Prozesskosten für die B- und C-Teile in der ausgelagerten Beschaffung ohne Beteiligung der Einkaufsabteilung.
Somit ergeben sich Kosten für die Beschaffung von B- und C-Teilen in Höhe von 68.626,90 €. Sie sind jetzt mit den Kosten der internen Beschaffung in Bezug auf die B- und C-Teile zu vergleichen, um die Vorteilhaftigkeit der Beziehung mit Unitec zu überprüfen.

Aktivitäten

Interne Beschaffung

Outsourcing der Beschaffung (2)

Differenz

Materialbedarf überprüfen

12.790,80 €

12.790,80 €

-

Materialanforderungsscheine erstellen

10.322,40 €

10.322,40 €

-

Materialanforderungsscheine an den Bereichsleiter schicken

5.161,20 €

5.161,20 €

-

Unterschrift/ Genehmigung des Bereichleiters

5.161,20 €

5.161,20 €

-

Genehmigte Materialanforderungs-scheine an die Einkaufsabteilung schicken

23.113,20 €

112,20 €

23.001,- €

Telefonische Mahnungen der Einkaufsabteilung

673,20 €

112,20 €

561,- €

Outsourcing-Bestellung

-

5.329,50 €

-5.329,50 €

Summe für die Aktivität: Materialanforderung

57.222,- €

38.989,50 €

18.232,50 €

Materialanforderungsscheine erhalten

3.057,60 €

-8,40 €

3.066,- €

Bestellungen bzw. Aufträge erstellen

23.116,80 €

16,80 €

23.100,- €

Auftragsbestätigungen anfragen und erhalten

9.609,60 €

-8,40 €

9.618,- €

Bestellungskopien verteilen

5.779,20 €

-16,80 €

5.796,- €

Bestellungen ablegen

7.694,60

8,40 €

7.686,- €

Mahnungen des Lieferanten

974,40 €

8,40 €

966,- €

Summe für die Aktivität: Bestellung bzw. Auftrag

50.232,- €

0,- €

50.232,- €

Wareannahmen

25.418,40 €

15.895,40 €

9.523,- €

Warenkontrollen

13.990,80 €

8.561,80 €

5.429,- €

Klärungen mit Lieferanten bzw. Anforderern

1.815,60 €

703,10 €

1.112,50 €

Summe für die Aktivität: Wareneingang

41.224,80 €

25.160,30 €

16.064,50 €

Rechnungen erhalten

11.056,80 €

1.188,30 €

9.868,50 €

Rechnungen genehmigen lassen

5.610,- €

25,50 €

5.584,50 €

Klärungen über Rechnungsdiskrepanzen

2.040,- €

561,- €

1.479,- €

Summe für die Aktivität: Rechnungsprüfung

18.706,80 €

1.774,80 €

16.932,- €

Rechnungen bezahlen

48.458,40 €

146,40 €

48.312,- €

Rechnungen ablegen

9.320,80 €

18,30 €

9.302,50 €

Klärungen mit der Bank

2.537,60 €

2.537,60 €

0,- €

Summe für die Aktivität: Zahlungsabwicklung

60.316,80 €

2.702,30 €

57.614,50 €

Gesamtsumme

227.702,40 €

68.626,90 €

159.075,50 €

Tab. 39: Prozesskostenvergleich für die Beschaffung der B- und C-Teile
Das Ergebnis zeigt eine Prozesskostenersparnis von 159.075,50 €, die 70% der Prozesskosten der internen Beschaffung entspricht. Somit kann behauptet werden, dass die Kunde GmbH kostensenkende Maßnahmen im Beschaffungsbereich in den letzten Jahren getroffen hat.
Das Outsourcing der Beschaffung der B- und C-Teile und die dazu gebildete Partnerschaft mit Unitec ermöglicht eine deutliche Reduzierung der Prozesskosten.
Es müssen jedoch auch andere relevante Kostenaspekte berücksichtigt werden, um diese Analyse zu vervollständigen. Darauf wird im nächsten Abschnitt näher eingegangen.

 

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